Kommentarfältets betydelse och påverkan i ett affärssystem i en inköpsprocess

Abstract

Uppsatsen beskriver hur man arbetar med kommentarfält som informationsbärare och kollaborativ plattform i ett stort företag med en global samverkan kring inköp och transport. I studien behandlas fyra frågor; Hur arbetar man med och i kommentarfältet, vilken betydelse och vikt har data i kommentarfältet för inköpsprocessen, lagras och återanvänds data till de övriga systemen för att följa upp händelser skrivna i kommentarfälten, återanvänds besluten som tas och informationen som skapas i kommentarfälten/systemet för att stödja andra beslut. Studien har genomförts genom en kvalitativstudie med en fallstudie av dokumentation samt intervju med uppföljning av verksamhetens CIO samt litteraturstudier i ämnet. Resultatet visade att arbetsmetoden var ett sätt för medarbetare och externa aktörer att uppdatera och dela information rörande ett objekt för produktion och inköp på ett samlat ställe. Informationen som samlas i kommentarfälten är mycket viktig för verksamheten, flertalet medarbetare och externa aktörer med systemtillgång uppdaterar sig med information och andra via kommentarfälten. Förmågan att återföra information från kommentarfälten till systemen är något begränsad och medför ett ökat arbetsmoment. Besluten som tas i kommentarfälten återanvänds, dock är det involverat ett visst ökat arbetsmoment att söka ut data som man använder till underlag för att besvara frågor. Det finns en önskan i verksamheten om att kunna effektivisera systemet genom att återföra mer data från kommentarfälten till huvudsystemen.