Aspekter för att utvärdera ett system för innehållshantering

Abstract

Innehållshantering är ett växande ämne, fler och fler företag har en strategi för sin innehållshantering och systemmarknaden för att hantera detta behov växer. Innehållshanteringssystem hjälper organisationer att få kontroll över sina dokument och ärenden. Ett innehållshanteringssystem kan strukturera flöden och processer och ökar spårbarheten bland dokumenten. Intresset för att byta till ett mer modernare system finns på en bred front, allt från små företag till företag med flera tusen anställda. Syftet med denna studie har varit att ta fram aspekter som är viktiga att belysa inför ett införande av ett innehållshanteringssystem. Aspekterna har tagits fram genom kvalitativa intervjuer av personal på Scanlube i Göteborg samt en intervju med en leverantör av denna form av system. Det utfördes också en bred analys av litteratur kring detta område. De aspekter som framkom var behov, säkerhet och stabilitet, integration, användbarhet, skalbarhet och flexibilitet samt kostnad. I resultatet beskrivs aspekterna ingående och de delas upp i underkategorier för att ytterligare gå in på detaljnivå. Det framkom i resultatet att det är av mycket stor vikt att analysera vilka behov som finns inom organisationen för att kunna välja rätt system. Slutligen så diskuteras de framkomna aspekterna och detta utmynnar i en metod. Metoden är framtagen som en riktlinje för utvärdering och val av innehållshanteringssystem och består av ett antal steg som ska genomföras.