Från pappershantering till elektroniska system En kvalitativ studie om utveckling av onlinesytem med etnografiska metoder

Abstract

De senaste årens snabba tekniska utveckling vad gäller systemintegration har medfört att kraven på ökad säkerhet och tillförlitlighet vid informationsöverföring mellan olika system och företag har ökat. EDI, Electronic Data Interchange, innebär överföring av information på elektronisk väg med hjälp av standardiserade meddelandeformat. Syftet med uppsatsen är att genom användandet av etnografiska metoder såsom intervju, observation och dokumentanalys studera befintlig manuell hantering av arbetsrutiner vid upplägg av EDI-beställningar på SchlumbergerSema och Schenker, samt hur man på smidigast sätt kan transformera dessa till ett onlinesystem. Uppsatsen studerar vilka faktorer i termer av arbete, organisation, koordination och samarbete som måste beaktas vid överförande av manuell dokumenthantering till elektronisk automatiserad hantering. Resultat av studien visar att denna hantering idag upplevs som administrativt tung av flera skäl så som att tillgängligheten till information är begränsad, återanvändning av information inte existerar och att stora delar av den information som produceras är överflödig och inte behövs av någon. Uppsatsen redogör för hur den elektroniska dokumenthanteringen skall designas för att passa med befintligt arbetssätt och befintlig organisation och att ta tillvara på de rutiner som idag fungerar tillfredsställande, samt hur man skall förändra de rutiner som idag inte fungerar på önskvärt sätt. Studien utmynnar i utvecklandet av en prototyp av ett datasystem som skall ersätta den idag manuella hanteringen.