Mervärde eller merarbete? − En studie om effekterna av att implementera fullskalig e-handel i den kommunala sektorn.

Abstract

Den nya generationens inköpssystem möjliggör att inköps- och fakturahanteringsprocesser numera kan genomföras i ett och samma system. Det som utmärker denna typ av system är att de är webbaserade, vilket medför att företag och organisationer kan effektivisera inköpsarbetet till en lägre kostnad än vad den tidigare generationens systemlösningar kunnat erbjuda. Bland kommuner och landsting har härav intresset för denna sorts system ökat. När kommuner och landsting väljer att hantera inköps- och fakturahanteringsprocessen i samma system innebär det att deras e-handel blir fullskalig. 2014 införde Göteborgs Stad det webbaserade inköpssystemet Winst och trädde därmed in i den fullskaliga e-handeln. Införandet har berört cirka 10 000 medarbetare i staden och vår studie undersöker hur den fullskaliga e-handeln påverkar systemanvändarna i deras dagliga arbete. Studien baseras på semistrukturella intervjuer med systemanvändare från fyra stadsdelsförvaltningar och två fackförvaltningar i Göteborgs Stad och kompletteras med dokumentstudier. Det empiriska materialet har analyserats utifrån vår teoretiska referensram som innefattar teori om implementering av inköpssystem, inköpssystemets funktioner, inköparens beslutsgrunder samt organisationsutformning och dess inverkan på inköp. Studien visar på att det finns både positiva och negativa effekter med införandet av den fullskaliga e-handeln för systemanvändarna. Vidare visar studien att den upplevda nyttan av systemet kan kopplas till vilken hierarkisk nivå systemanvändaren befinner sig på. Den verksamhetsnära personalen tenderar att uppleva att införandet generar merarbete medan personal med huvudsakligen administrativt yrke snarare upplever mervärde. Vår studie har bidragit till en bättre förståelse för hur implementeringen av fullskalig e-handel uppfattas och vad den innebär för de som faktiskt ska använda sig av systemet.