Effektivisering av administrativa processer ­‐ En fallstudie av administrativa processer på ett

Abstract

Det ligger stor press på dagens företag då globaliseringen ökat vilket resulterat i högre konkurrens. Det har därför blivit viktigt för företagen att inte bara göra rätt saker utan att göra saker rätt för att kunna konkurrera. Syftet med studien är att undersöka hur en organisation kan arbeta med effektivisering av administrativa processer. Empiriskt ämnas syftet besvaras genom en fallstudie av ett företag i transportbranschen. Litteraturstudien som rapporten byggs på behandlar processutveckling och effektivisering inom administrativa processer. En process är en kedja av sammanlänkande aktiviteter som är funktionsöverskridande (Ljungberg & Larsson 2001). Litteraturen och metoderna som behandlas grundar sig på teorier inom Lean som syftar till att effektivisera processer med kundvärdet i fokus (Kumar, Choe & Venkataramani 2012). Vidare beskrivs Värdeflödeskartläggning eller Value stream Mapping (VSM) som är en form av processanalys och ett verktyg inom Lean (Haefner, Kraemer, Stauss & Lanza 2014). VSM syftar till att bryta ned aktiviteterna i värdeskapande och icke värdeskapande aktiviteter för att sedan eliminera de icke värdeskapande aktiviteterna och på så vis ökat kundvärdet (Rohac & Januska 2014). Studien baseras på en kvalitativ fallstudie med abduktiv ansats. Företaget som fallstudien genomförts på är ett medelstort speditionsbolag som har vuxit under det senaste decenniet och fördubblat både personalstyrka och omsättning. I samband med tillväxten har företagets administrativa processer tappat struktur och de anställda har skapat egna arbetsrutiner. Det empiriska materialet är hämtat utifrån uppstartsmöte, observationer samt intervjuer hos fallföretaget. Ur materialet har det gått att utläsa vilka aktiviteter som sker i den administrativa transportprocessen vilket sammanställs i en processkarta.