Hur god är den goda affären? En studie om framgångsrika kommuners uppföljning av ställda hållbarhetskrav vid offentlig upphandling

Abstract

Att uppnå hållbar utveckling är idag en viktig och avgörande målsättning som bland annat kräver att produktions- och konsumtionsmönster förändras. I detta sammanhang är konsumentmakten viktig där speciellt stora kunder anses ha god möjlighet att påverka, offentlig upphandling anses i och med sin ekonomiska omfattning därför vara ett viktigt styrmedel för att uppnå hållbar utveckling. Upphandlande myndigheter har möjlighet att ställa hållbarhetskrav i sina kravspecifikationer, man menar således att väl genomtänkta kravspecifikationer kan bli en stark drivkraft i att påverka marknaden. Samtidigt är uppföljningen av de krav som ställs vid upphandling av stor vikt för att nå goda resultat men trots det är uppföljning ett eftersatt område. Syftet med studien är därför att undersöka hur framgångsrika kommuner arbetar med uppföljning av hållbarhetskrav med målsättningen att kunna belysa framgångsfaktorer. Fem kvalitativa intervjuer har genomförts med respondenter på kommuner som anses framgångsrika i sitt arbete med hållbarhetskrav. Intervjusvaren har sedan analyserats mot utvald teori om offentlig upphandling, hållbar offentlig upphandling samt kontraktstyrning. Studien visar att det råder stor enighet bland berörda kommuner att uppföljningen har en väldigt viktig roll men att det på grund av bristande resurser ändå krävs prioriteringar. Kommunernas uppföljning varierar beroende på upphandlingens karaktär, ekonomiska värde och risknivå men även av styrdokument samt andra politiska mål och riktlinjer. Det praktiska genomförandet beror också på vad upphandlingen gäller och vilka krav som ställts. Uppföljningen regleras ofta i det aktuella kontraktet, avvikelser hanteras olika beroende på upphandlingens karaktär och vad som är skrivet i kontraktet. Verktyg som Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier och Hållbarhetskollen används och anses underlätta liksom användning av certifieringar. Gemensamt för kommunerna är att samtliga har satsat resurser på uppföljningsarbetet och att det finns en tydlig önskan att prioritera detta. Samtliga kommuner anses kunna bidra med lärdom men alla kan också bli bättre. En slutsats är att uppföljningsarbetet är ett väldigt komplext område och en konstant lärprocess. De lärdomar som studien kan bidra med är vikten av att planera för uppföljningen redan tidigt i processen samt att det finns en tydlig önskan att prioritera dessa frågor. Kunskap och motivation är viktigt liksom att det finns en tydlig ansvarsfördelning. Vidare bedöms det betydelsefullt att dokumentera och lära av tidigare erfarenheter samt att dra nytta av samarbete i olika former, dels de etablerade verktyg som finns men också samarbete med andra kommuner, leverantörer och internt på myndigheten. Kontraktet anses vara ett kommunikationsverktyg parterna emellan, tydliga formuleringar är viktigt och klargör förutsättningarna för samarbetet. Man bör också undersöka hur olika former av databaser och systemstöd kan effektivisera och underlätta arbetet med uppföljning.