Intranätets roll idag och imorgon?! - En studie i nyttjande och underutnyttjande av intranätet i en större organisation, med utgångspunkt ur ett användarperspektiv.

Abstract

Forskningen inom intranät visar att de går att uppnå konkurrensfördelar genom att utveckla intranäten så att de bättre ger möjlighet till bland annat kollaboration och kunskapshantering. Det är dock ett omfattande arbete som kräver en noggrann analys av de organisationer man avser att förbättra samt väl utarbetade strategier för hur detta ska ske. Uppsatsen syfte är att studera hur intranätet används och vilken roll det har på Volvo Cars i Torslanda idag. Detta för att undersöka huruvida detta intranät är underutnyttjat avseende användande och funktionalitet för bland annat informations- och kunskapshantering. Denna studie genomfördes genom att jämföra användarnas uppfattning och användande av det befintliga intranätet med vanliga brister i stora organisationers intranät (Collins, 2001). Om dessa brister kännetecknar det befintliga intranätet så finns det enligt Collins skäl för att utveckla intranäten mot en så kallad Corporate portal. Andra frågeställningar som besvaras i och med denna studie är vilka faktorer som spelar in avseende intranätanvändandet och vilka möjligheter till förbättringar som föreligger, ur ett användarperspektiv. Ett underliggande syfte var också att undersöka om de anställda uppfattade en organisationsanda inom VCT, något som påverkas av den interna kommunikationen men som också ligger till grund för en organisation där kunskapsbildning finns i fokus. En del av undersökningen bestod i att jämföra brukandet av intranätet med en annan kommunikationskanal, nämligen organisationens personaltidning. Detta för att få ett bredare perspektiv på hur olika kommunikationskanaler nyttjas inom samma organisation. Studie genomfördes genom att intervjua anställda i organisationen, från olika avdelningar och olika positioner. Intervjuerna genomfördes med hjälp av en manual med vissa stödord, och hade formen av samtal där konversationen styrdes mot de områden som var intressanta för undersökningen. Genom de data som insamlats skapades en bild av hur användandet av intranätet faktiskt ser ut, brister avseende funktionalitet, faktorer som styr användandet. De gav även en viss insikt om hur förutsättningarna ser ut för att implementera verktyg som i större utsträckning stöder kollaboration och kunskapsbyggande inom intranätet, eventuellt mot en portallösning. Undersökningens resultat visade att intranätet inte utnyttjas helt igenom effektivt. Intranätet uppvisar brister som skulle gagnas av en portallösning avseende möjligheter för kunskapshantering men även ur ett internkommunikativt perspektiv. I dagsläget används intranätet främst som en anslagstavla och en ingång till arbetsverktyg som är nödvändiga i det dagliga arbetet. Det finns få förutsättningar för att kommunicera eller samarbeta via intranätet. Till skillnad från det medium som intranätet jämfördes med, personaltidningen VCT-Nytt, så bidrog inte intranätet till att öka den implicita kunskapen i organisationen i någon större omfattning. Resultaten tyder på att organisationen har en relativt stark företagsanda, som dock fluktuerar med tiden. Vissa signaler tyder på en minskad organisationsanda, vilket kan förklaras med hårda besparingar, många projekt och en ökad stress i produktionen den senaste tiden. Undersökningen visade även att faktorer som datorbrist, tidsbrist, ålder, språksvårigheter och motivation/intresse var det som påverkade användandet av intranätet i informationssyfte vid sidan av rent arbetsmässiga rutiner.